Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan

A. PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang

profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910,

ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu

kontroversi secara memadai yaitu:

1. Mengenali kontroversi

2. Menimbang klaim alternatif

3. Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai

pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang

memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif

dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

B. Pemahaman dasar memecahkan masalah dan mengambil keputusan

· Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

· Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

· Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

· Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

· Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

· Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

· Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative

C. PEMECAHAN MASALAH

Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi

yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan

keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap

masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan

tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer

yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci

pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu

masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin

pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa

yang harus dicapai oleh sistem.

Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan

baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti

pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala adalah kondisi

yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada

masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun

gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari

suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

􀂉 STRUKTUR MASALAH

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar

elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur

berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami

oleh pemecah masalah.

Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya

terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah

semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang

berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

D. TAHAP PEMECAHAN MASALAH

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus

dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /

pemecahan.

- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan

menyediakan orientasi sistem.

- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan

kemudian memahaminya.

- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif,

mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan

membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem

dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena

ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai

masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:

a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2. Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau

akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari

solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :

a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

3. Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak

(feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

E. FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka

mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan

informasi, dan menggunakan informasi.

♦ Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan

masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

􀂾 Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan

menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan

masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang

perencanaan.

􀂾 Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak

menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

􀂾 Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan

mencarinya.

♦ Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan

informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang

tersedia bagi mereka.

􀀹 Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by

exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area

minatnya.

􀀹 Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya,

kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain

dalam organisasi.

♦ Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan

informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk

memecahkan suatu masalah.

􀀹 Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk

mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

􀀹 Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu

tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.